- адаптация обработки СБИС ЭДО под нашу базу;
- автоматическое изменение состояния внутреннего документа полученного по ЭДО;
- доработка блоков закупки и продажи обработки: добавление дополнительных отборов, удаление с интерфейса лишних кнопок, добавление сортировок, добавление подбора документов для связи документов СБИС и 1с;
- при необходимости обновление и корректировка обработки.
Александрова Александра:
- разработка плана по подключению контрагентов к ЭДО;
- контроль выполнения работы;
- мониторинг и анализ проделанной работы;
- поддержка и мотивация.
Панфилова Юлия и Соболева Маргарита:
- общение с контрагентами по вопросам подключения к ЭДО;
- рассылка приглашений;
- общение с менеджером СБИС по настройке роуминга (при необходимости);
- рассылка исходящих документов по ЭДО;
- прием входящих документов по ЭДО.
Перевод контрагентов на электронный документооборот посредством обработки 1с и других инструментов для рационального использования времени и ресурсов.
За 2020 год на обмен документами в электронном виде было переведено 259 контрагентов.
Этот переход позволил экономить время на отправке и получении первичных документов. Стоит отметить и экономию бумаги – все документы хранятся в электронном виде и не требуют дублирования на бумажные носители и архивацию, что в свою очередь экономит деньги на покупку новых папок и место под них на полках стеллажей.
В случае налоговых проверок нет необходимости сканировать весь запрашиваемый объем документов – часть из них (с момента перехода на ЭДО) хранится на серверах операторов и при скачивании имеет формат, который подходит для налоговых. Однако, учитывая, что проверки, в основном, возникают из-за несоответствий, обнаруженных в разных экземплярах бумажного документа у продавца и покупателя, то при обмене документами по ЭДО, формируются одинаковые XML-файлы документов как у продавца, так и у покупателя, которые не могут быть изменены (т.к. усиленная квалифицированная ЭП гарантирует неизменность информации). Таким образом, эти экземпляры тоже идентичны.
Так же ушла необходимость в проверке корректности подписей документов и запроса у контрагентов доверенностей/приказов на право подписи, т.к. ЭЦП подразумевает, что этот документ содержит все данные о владельце закрытого ключа электронной подписи, в том числе и данные по удостоверяющему центру, который выпустил подпись, а удостоверяющий центр, выдавший сертификат, отвечает за достоверность данных, которые содержатся в нём.
На сегодняшний день продолжается совершенствование обработки 1С, а каждый квартал проводится анализ новых клиентов/поставщиков и производится рассылка новых приглашений. Помимо обмена закрывающими документами, по ЭДО так же отправляются договоры, акты сверки, доверенности и обычные письма.